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Führungskräfte unterstützen - Mitarbeiterfeedback mit CompanyMood
Mitarbeiterzufriedenheit News

Tipps für Führungskräfte und Unternehmen: Wie lässt sich die Beteiligung am Mitarbeiterfeedback steigern?

Feedback ist für Führungskräfte besonders wertvoll und wird als Geschenk betrachtet. Umso wichtiger ist es, dass MitarbeiterInnen diesen Kanal nutzen, um sich aktiv an Verbesserungen zu beteiligen. Manchmal kommt es jedoch vor, dass die Beteiligung nicht so richtig in Schwung kommt. Dann wird die Auswertung für Führungskräfte und Unternehmen schwerer und nicht alle MitarbeiterInnen sind gleichberechtigt an der Meinungsbildung zu abgefragten Themen beteiligt. Umso wichtiger ist es, die Gründe und Methoden zur Abhilfe für eine niedrige Beteiligung zu erkennen.

Gründe niedriger Beteiligung

Wie der Mensch selbst, können die Gründe niedriger Beteiligung vielfältig sein. In den meisten Fällen liegen einer niedrigen Beteiligung folgende Themen zugrunde:

  • fehlendes Vertrauen in Führungskräfte (Angstkultur oder Mißtrauen)
  • Demotivation aufgrund schlechter Erfahrungen mit Kritik oder Feedback im Allgemeinen
  • Fehlender Glaube an Veränderungswillen des Unternehmens
  • Mißtrauen gegenüber der Technik und Anonymität
  • Skepsis über die Wirksamkeit von Feedback
  • Führungskräfte arbeiten aus Angst oder Unsicherheit gegen das Feedback
  • fehlender Rückhalt der Geschäftsführung oder des Managements

Oft entsteht eine abwehrende Haltung aufgrund schlechter Erfahrungen im Unternehmen oder im Laufe der Karriere. Diese Erfahrungen wieder ins Positive zu kehren kostet mehr Zeit und Kraft, als mit Feedback unerfahrene MitarbeiterInnen zur Teilnahme zu begeistern. Hier gibt es verschiedene Ansätze, die schnell Wirkung zeigen und auch „Feedback-Muffel“ von einer Beteiligung überzeugen.

Sicherheit durch externe Anbieter (Vertrauen)

Hier spielt die Einwandbehandlung durch den Anbieter eine große Rolle. Wenn das Vertrauen der MitarbeiterInnen in das Unternehmen gemindert ist, kann in vielen Fällen ein externer Anbieter die Sicherheit der MitarbeiterInnen in das Feedbacksystem stärken. Viele MitarbeiterInnen befragen unseren Support detailliert über die Anonymität und die Mechanismen, die Sie schützen. Kommt eine solche Anfrage bei uns an, werden die Fragen sorgfältig beantwortet und die nötige Zeit investiert, alles transparent zu erklären und Zweifel auszuräumen.

Eine gute Kommunikation kann auch diese Unsicherheit zu Beginn vermindern und den MitarbeiterInnen die wichtigen Informationen an die Hand geben. So kann z.B. der Betriebsrat die Sicherheit der Anwendung beurteilen und überwachen. Ebenso kann das Unternehmen erwähnen, dass es CompanyMood vertraglich nur gestattet ist, anonymisierte Daten an die Unternehmen herauszugeben und Ihren Reports darzustellen.

Kommunikation und Motivation für Feedback (WHY?)

Bevor es losgeht sollten natürlich alle (MitarbeiterInnen wie Führungskräfte) darüber informiert werden, welches System eingesetzt wird und aus welchem Grund dieses System zum Einsatz kommt.

Das „Why“, „Purpose“ oder einfach der Sinn der Nutzung, muss klar sein. Eine vorangehende Beantwortung dieser Fragen unterstützt bei der Beschreibung der Motivation:

  • Warum möchten wir Feedback sammeln?
  • Was haben die MitarbeiterInnen von dem Feedback?
  • Was haben die Führungskräfte von dem Feedback?
  • Welche Ziele möchten wir erreichen?

Beteiligungsquoten nach Frequenz 

Um die prozentuelle Beteiligung korrekt einzuordnen, muss man auch die relativ junge Geschichte von kontinuerlichen Befragungen berücksichtigen. Wird bei Jahresumfragen eine Mindestbeteiligung von 70% benötigt um valide Ergegbnisse zu erzielen, kann die Beteiligung bei kontinuierlicher Befragung signifikant niedriger und dennoch von Vorteil sein.

Anbei eine Übersicht der Beteiligung nach Frequenz der Befragung (wöchentlich bis quartalsweise):

BefragungszeitraumDurchschnitt der Beteiligung Höchstwerte
wöchentliche Befragung40 – 60%60 – 80 %
zweiwöchige Befragung45 – 65 %65 – 80%
monatliche Befragung50 – 70%70 – 90%
quartalsweise Befragung60 – 85%85 – 95%

Die Frequenz und somit die Anzahl der Befragungen kann sich also bei der Beteiligung auswirken. zudem sind über größere Zeiträume auch die „Unique“ TeilnehmerInnen entscheidend. So kann die wöchentliche Beteiligung dauerhaft bei 60% liegen und über drei Monate trotzdem insgesamt 90% der TeilnehmerInnen beinhalten. Werden regelmäßig Stimmungen und Themen abgefragt, sind zusätzliche Befragungen nur punktuell einzusetzen, damit es nicht zur sog. Umfragermüdung kommt.

Der Zeitaufwand für die Beantwortung und Auswertung des Feedbacks spielt bei der Auswahl der Frequenzen ebenfalls eine Rolle. Immerhin soll das Feeedback ja auch Auswirkungen haben. Hier konnten wir in den letzten Jahren die besten Erfahrungen mit zweiwöchigem bis monatlichem Feedback sammeln.

Sollte das Feedback von den MitarbeiterInnen selbst eine zu häufige Befragung bemängeln, lohnt sich auch eine Reduktion der Frequenz auf größere Intervalle mit vorheriger Kommunikation

Reaktion auf das Feedback – Treiber der Beteiligung

An erster Stelle steht immer die Reaktion auf das Feedback. Die anfänglich erhaltene Beteiligung wird durch die Reaktion auf das Feedback gestärkt. MitarbeiterInnen erfahren, dass sich Ihr Feedback direkt in der Praxis auswirkt. Dabei sollten Maßnahmen auf Basis des Feedbacks innerhalb von 6 Monaten umgesetzt werden, da sonst in vielen Fällen die Veränderungen nicht mehr mit dem eigenen Feedback im Zusammenhang gebracht wird.

So kommt es nach anfänglicher Beteiligung der MitarbeiterInnen darauf an, eine Reaktion auf das Feedback zu zeigen

  • Quick-Wins (schnelle Umsetzung und Reaktionen auf Feedback)
  • Mittelfristige Verbesserungen (neue Prozesse, Maßnahmen und Kommunikation)
  • Langfristige Themen (Strategi, Maßnahmen, Kommunikation)
  • Beantwortung besonders kritischer oder positiver Kommentare per 1:1 Chat (bei CompanyMood anonym möglich)

Tue Gutes und reden darüber – Verbesserungen kommunizieren

Nach getaner Arbeit und eingeleiteten wie umgesetzten Verbesserungen, sollen Erfolge kommuniziert werden, um die Sinnhaftigkeit der Beteiligung zu unterstreichen. So sehen auch skeptische MitarbeiterInnen, dass die KollegInnen für Ihre Beteiligung belohnt werden und das Feedback wirkt.

CompanyMood bietet zur Kommunikation von Verbesserungen die Statements und das Maßnahmenmanagement an. Beide Methoden informieren die MitarbeiterInnen abteilungs- und firmenweit und können ebenfalls eine Reaktion beinhalten (anonym oder auch offen, wenn vom Unternehmen erlaubt).

Verantwortlichkeiten festlegen – Mood ManagerInnen definieren

Vor dem Start sollte auch geklärt werden, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Wird die Beantwortung und Verarbeitung des Feedbacks von den Führungskräften oder einer zentralen Stelle koordiniert? Hier wird oft HR in die Verantwortung genommen. Ist die zentrale Verwaltung des Systems bei HR noch gut aufgehoben, empfehlen wir die Auswertung und Analyse des Feedbacks den Führungskräften anzuvertrauen und diese bei Fragen zu begleiten und zu unterstützen. Zu groß ist die Wahrscheinlichkeit, dass HR dauerhaft mit dem eingehenden Feedback überfordert ist und auch die Ergebnisse aufgrund des fehlenden Bezugs auf Teamebene schlechter einschätzen und behandeln kann, als die jeweilige Führungskraft.

Wir empfehlen daher vorab das Management über die Aufgaben und Verantwortungen im Bezug auf das Feedback zu coachen und die Erwartungshaltung an die Führungskräfte und dem Umgang mit dem Feedback klar zu kommunizieren.

Digitales Feedback in „analogen“ Branchen

Besitzen die MitarbeiterInnen keine Email-Adressen oder einen Computer-Zugang, sieht CompanyMood die Nutzung sogenannter Terminals (POS Ständer mit Tablets) oder QR-Codes (mit und ohne unsere App) zur Bewertung der Stimmung und Themen vor.

Tendentiell ist das Misstrauen gegenüber der Technik bei nicht digital-affinen MitarbeiterInnen etwas größer als bei z.B digital natives oder im klassischen IT-Umfeld. Hier sollten Hürden zur Nutzung abgebaut und die Kommuniktation vor Start besonders sorgfältig durchgeführt werden.

Konkret in CompanyMood

Für die Nutzung von CompanyMood bedeutet dies, die vorhandenen Funktionen und Mechanismen für eine effiziente Führung und Kommunikation zu nutzen. Folgende Punkte sollten beachtet werden:

  • Schaue regelmäßig in deine Reports und erkenne Herausforderungen
  • Spreche genannte Themen ohne konkreten Wortlaut der Kommentare in Meetings an
  • Animiere und motiviere dein Team, am Feedback teilzunehmen
  • beantworte kritische oder unklare Kommentare per 1:1 Chat (anoym für MitarbeiterInnen)
  • kommuniziere transparent zu erkannten Herausforderungen und möglichen Lösungen
  • nutze Statements um Neuigkeiten zu kommunizieren und direktes Feedback zu erhalten
  • beziehe dein Team bei Problemlösungen zu erkannten Herausforderungen ein
  • kommuniziere auch Erfolge per Statements und zeige, dass sich das Feedback lohnt