Mitarbeiterfeedback: Tipps zur Erhöhung der Beteiligung

Hast du dich als Arbeitgeber dazu entschieden, CompanyMood zur Messung und Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit einzusetzen, sollte dein Team als nächstes für (digitales) Mitarbeiterfeedback sensibilisiert werden. Dazu zählen ausführliche Informationen über die Ziele, die durch das gesammelte Feedback erreicht werden sollen.

Vertrauen schaffen

Eine klare und verständliche Zieldefinition und eine transparente Kommunikation schaffen bereits eine erste Vertrauensbasis.

Gestalte die Kommunikation so deutlich und transparent wie möglich!

Dazu zählen Fragen wie:

• Wie läuft der Feedback-Prozess ab?
• Wer hat Zugriff auf die Daten?
• Wann und wie werden Ergebnisse kommuniziert?
• Welche Ziele sollen erreicht werden?
• Welche Vorteile bringt das Feedback den Unternehmen und den MitarbeiterInnen?

Die Zusicherung der Anonymität ist für deine MitarbeiterInnen ein wesentlicher Faktor, einem digitalen Feedback-Prozess zu vertrauen. Besonders, wenn Feedback auf Abteilungsebene ausgewertet wird, sollten die Anonymitätskriterien klar kommuniziert sein (z. B. Mindestgröße von Teams und / oder Mindestanzahl an Antworten).

CompanyMood bietet ausführliche Präsentationen für alle Beteiligten wie Führungskräfte, MitarbeiterInnen und Arbeitnehmervertretungen.

So stellen wir den Unternehmen nach Registrierung bei CompanyMood eine Checkliste zur Verfügung, die sie durch die Testphase begleiten soll. Die Checkliste kannst du dir hier kostenfrei herunterladen:

CompanyMood fördert die Transparenz und Kommunikation durch ein Mitarbeiter-Dashboard, das verschiedene Auswertungen (Stimmung, Themen und Aktionen) für die eigene Abteilung visualisiert. Die Sichtbarkeit der Ergebnisse kann individuell eingestellt werden.

Aktive Beteiligung

Achte darauf, dass deine MitarbeiterInnen von Anfang an aktiv an dem Feedback-Prozess beteiligt werden.

Mitarbeiterfeedback ist ein Geschenk! Gib deinen MitarbeiterInnen eine Stimme und profitiere von deren Kritik und Verbesserungsvorschlägen!

Sobald deine MitarbeiterInnen merken, dass ihr Feedback ernst genommen wird, wirkt sich dies positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit, das Engagement und die Beteiligung aus.

Denn es sind die MitarbeiterInnen, die am besten wissen, wenn es im Team nicht gut läuft, die Arbeitsumgebung ungemütlich gestaltet ist oder die Arbeitsmittel unzureichend sind und dadurch das Betriebsklima oder die Produktivität leidet.

Zur aktiven Beteiligung der MitarbeiterInnen am Feedback-Prozess sollten folgende Punkte beachtet werden:

• Definiere mit deinem Team Feedback-Regeln, die eine konstruktive Bearbeitung der Rückmeldung ermöglichen (konstruktiv, sachlich, nicht personenbezogen, etc.)
• Kommuniziere einen festen Rhythmus, in dem die Ergebnisse im Team besprochen werden (unsere Empfehlung: Stimmung und Themen besprechen; Kommentare aus Anonymitätsgründen nicht anzeigen)
• Im Rahmen eines konstruktiven Feedbacks sollten konkrete Verbesserungsvorschläge gefördet und als Maßnahme umgesetzt werden

Maßnahmen umsetzen

Finden die Anliegen der MitarbeiterInnen Gehör und werden daraus Maßnahmen geschaffen und umgesetzt, steigert das ebenfalls das Vertrauen, die Wertschätzung und damit auch die Beteiligung. Die Umsetzung von kleineren Maßnahmen (Quick-Wins) sollte zeitnah erfolgen und kommuniziert werden. Hierbei ist der Bewertungszeitraum entscheidend: Je höher die Frequenz des Feedbacks (täglich, wöchentlich, etc.), desto höher ist die Erwartungshaltung gegenüber der Umsetzung von Verbesserungen.

Aufgrund unserer Erfahrungen empfehlen wir:

• Tägliches Feedback – alle 2 Wochen Präsentation der Ergebnisse und Umsetzung von 1-2 Maßnahmen
• Wöchentliches Feedback – monatliche Präsentation der Ergebnisse und Umsetzung von 2-3 Maßnahmen
• Monatliches Feedback – alle 3 Monate Präsenation der Ergebnisse und Umsetzung von 3-4 Maßnahmen
• Drei-monatliches Feedback – alle 3-6 Monate Präsentation der Ergebnisse und Umsetzung von Maßnahmen

Oftmals reichen schon kleine und einfache Verbesserungsmaßnahmen, um die MitarbeiterInnen zu motivieren und die Beteiligungsrate zu erhöhen. Beispiele für solche Quick-Wins können sein:

• Arbeitsumgebung verschönern (Pflanzen aufstellen, ausreichende Beleuchtung, höhenverstellbarer Schreibtisch, etc.)
• Plastikbecher verbannen
• Raumluftbefeuchter gegen trockene Luft aufstellen
• im Sommer ausreichend Wasser zur Verfügung stellen

Kommuniziere unbedingt auch kleine Erfolge, wie sie z. B. durch die Umsetzung von Quick-Wins entstehen!

Je nach Branche und Mitarbeiteranzahl können Maßnahmen stark variieren. Die Beachtung der oben genannten Punkte führt erfahrungsgemäß zu einer hohen Beteiligung und nachhaltigen Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit.

Nachhaltigkeit

Sowohl die Ergebnisse der Befragung als auch die Ergebnisse und Fortschritte einer bereits umgesetzten Maßnahme sollten in kontinuierlichen und regelmäßigen Meetings präsentiert werden. Dadurch gelingt auf Dauer eine nachhaltige und feste Verankerung von Feedback in der Unternehmenskultur.

Welche Beteiligungsquote ist gut?

Bei kontinuierlichem Feedback kann eine Beteiligung von 30-50% bereits aussagekräftige Ergebnisse für die Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen liefern. Hierbei zeigt sich, dass Unternehmen und Führungskräfte, die besonders aktiv Verbesserungen umsetzen und kommunizieren, von einer hohen Rücklaufquote (von bis zu 70%) profitieren.

Im Vergleich dazu ist bei klassischen Mitarbeiterbefragungen (jährlich oder alle 2 Jahre) eine Beteiligungsquote von 70% wünschenswert. Fällt hier der Rücklauf auf unter 50%, wäre dies eher als niedrig und unbefriedigend zu werten [1].

Der wesentliche Unterschied der Beteiligungsquoten bei kontinuierlicher und jährlicher Befragung ergibt sich aus der Frequenz des abgegebenen Feedbacks: Bei kontiuierlichem Feedback können die MitarbeiterInnen bis zu 4-mal im Monat Rückmeldungen geben. Im Vergleich dazu bewerten sie bei jährlichem oder 2-jährlichem Feedback nur einmalig.

MitarbeiterInnen für die Teilnahme belohnen?

Anreize, in Form einer Belohnung, sind eher kontraproduktiv: Die Wahrscheinlichkeit ist höher, dass die MitarbeiterInnen willkürliche Antworten geben, nur um eine Belohnung zu erhalten. Die Zuverlässigkeit und Validität der Aussagen blieben dabei auf der Strecke [1].

Eine Teilnahme sollte immer freiwillig sein und darf keinen Druck auslösen oder als unangenehm oder bedrängend empfunden werden [1].

Erläutere deinen MitarbeiterInnen die Vorteile, die Mitarbeiterfeedback bietet!

Vorteile von Mitarbeiterfeedback mit CompanyMood

Die Messung und Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch kontinuierliches Feedback bietet Unternehmen, Führungskräfte und Teams folgende Vorteile:

• gesteigertes Wohlbefinden
• höheres, organisationales Engagement
• gesteigerte Kreativität
• Reduktion der Fehltage und Fluktuation
• eine um bis zu 31% gesteigerte Produktivität
• 37% höhere Vertriebsumsätze

Nutze auch du die Vorteile von Mitarbeiterfeedback und teste CompanyMood mit deinem Team 30 Tage lang kostenfrei und unverbindlich. Gerne steht dir unser Support-Team per Mail oder telefonisch für Fragen zur Seite.

Quellen

[1] Diete, M. (2019). Beteiligungsquote. www.mitarbeiterbefragungen.com. Abgerufen unter https://mitarbeiterbefragungen.com/mitarbeiterbefragungen/durchfuehrung/.