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Onboarding – neue Mitarbeiter ins Boot holen

Scheidet ein Mitarbeiter aus einem Unternehmen aus, muss schnell Ersatz her. Die HR hat dann alle Hände voll zu tun, die Stelle mit dem qualifiziertesten Kandidaten neu zu besetzen. Es folgt ein oftmals langwieriger Prozess, bis der am besten Geeignete unter ihnen gefunden ist.

Wenn es dann endlich so weit ist, entscheiden die darauffolgende Orientierungsphase und Einarbeitungszeit (Onboarding) in vielen Fällen darüber, ob der/die „Neue“ im Unternehmen bleibt. Obwohl dem Onboarding mittlerweile bei der Besetzung einer Stelle ein hoher Wert beigemessen wird, haben 50% der Unternehmen noch immer Schwierigkeiten damit [1]. Anlässlich dessen scheiden 30% der neu angestellten Mitarbeiter bereits im Laufe ihrer Probezeit aus [1].

Was ist Onboarding?

Als Onboarding wird der initiale Orientierungsprozess zur Unterstützung und Begleitung neuer Mitarbeiter bezeichnet [2]. Die Mitarbeiter sollen bereits ab dem ersten Tag der Vertragsunterzeichnung an die Hand genommen und an ihre neuen Aufgaben, die Kollegen und das Unternehmen an sich herangeführt werden [3].

Der Onboarding-Prozess wird aufgrund der Vermittlung zielgerichteter, jobbezogener und sozialer Aspekte [4] oftmals unter dem Synonym organisationale Sozialisation verwendet [5,6]. Neben der Kommunikation der Leistungserwartung und dem Näherbringen sozialer Normen wird die Netzwerk- und Karriereentwicklung vorangetrieben, um effektiv zur Zielentwicklung beizutragen [6]. Eine endgültige Anpassung seitens der Mitarbeiter findet statt, wenn diese sich mit den Zielen und Wertvorstellungen des Unternehmens identifizieren [7,8].

Wo ist Onboarding einzugliedern?

Das Onboarding kann thematisch zwischen Recruiting und Performance Management eingeordnet werden: Employer Branding – Recruiting – Onboarding – Performance Management [1]. Direkt nach Vertragsunterzeichnung beginnt die Phase des Pre-Boarding, in der relevante Informationen (Unternehmen, Tipps rund um den Standort, Abteilungen mit jeweiligen Ansprechpartnern, Benefits, Weiterbildungsmaßnahmen etc.) [3] oder ein persönlicher Willkommensgruß des CEO helfen, dass sich die Mitarbeiter wertgeschätzt und gut aufgehoben fühlen [6].

Warum Onboarding?

Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck: Eine Untersuchung der Haufe-Akademie hat herausgefunden, dass 15% der neu eingestellten Mitarbeiter an ihrem ersten Arbeitstag bereits darüber nachdenken, zu kündigen [3]. Empfehlenswert ist daher, die Neuen gleich zu Beginn bestmöglich zu unterstützen. Sowohl in Zeiten des Fachkräftemangels, als auch zum Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit, müssen die Mitarbeiter direkt zu Beginn das Gefühl bekommen, sich für die richtige Stelle entschieden zu haben.

Den frischen Wind, den sie mitbringen, ihr Wissen und ihre Fertig- und Fähigkeiten tragen in Kombination mit einer optimalen Einbindung und der Identifizierung mit den Unternehmenswerten dazu bei, dass das Unternehmen einen erheblichen Wettbewerbsvorteil genießt [4]. Gleichwohl führt eine soziale und kollegiale Vernetzung langfristig zu höherer Jobzufriedenheit und Produktivität und einer geringeren Kündigungsrate [9].

Wie geht erfolgreiches Onboarding?

Erfolgreiches Onboarding ermöglicht soziale Integration und eine hohe Produktivität [3] und steigert zugleich die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeiter auch nach Jahren noch im Unternehmen verbleiben [10]. Es empfiehlt sich daher, einen Onboarding-Prozess in die Unternehmensstruktur zu implementieren.

Erfolgreiches Onboarding in fünf Phasen

Orientieren Sie sich für eine erfolgreiche Durchführung an diesen Fragen [3]:

  1. Wo im Onboarding gibt es die größten Schmerzpunkte?
  2. Was will das Unternehmen mit dem Onboarding erreichen?
  3. Wie kann eine Onboarding-Journey aufgebaut werden?
  4. Was sind die einzelnen Schritte, die dafür unternommen werden müssen?
  5. Wie kann schließlich der Onboarding-Prozess implementiert werden?

Ersparnisse durch erfolgreiches Onboarding

Die Unternehmen profitieren beim Onboarding nicht nur von einer erhöhten Mitarbeiterbindung und Produktivität, sondern auch von einem monetären Vorteil in Form einer Reduktion der Einarbeitungskosten neuer Mitarbeiter und Personalbeschaffung [3]. Eine Studie zeigt, dass nach erfolgreich durchgeführtem Onboarding die Mitarbeiterbindung im ersten Jahr von 30%  auf 91% und die Erreichung der Unternehmensziele von 17% auf 62% gestiegen ist [4].

Was können Sie als Führungskraft tun?

Als Führungskraft können Sie zunächst den Fokus auf den Aufbau sozialer Verbindungen legen, da diese nachweislich einen direkten und positiven Einfluss auf jobbezogene Outcomes wie Arbeitsleistung, Jobzufriedenheit, organisationales Commitment und Kündigungsabsichten haben [11]. Durch kollegiale Integration und soziale Unterstützung in Form von Mentoring oder HR-Support [12,13], sind Ihre Mitarbeiter eher bereit, sich einzubringen und mehr über den Job, das Unternehmen und die Kollegen zu erfahren [4].

Bauen Sie zur Vermittlung von Inhalten spielerisch Elemente ein (Gamification). So kann bspw. das Erlernen eines Abkürzungsverzeichnisses wie ein Quiz aufgebaut werden [3]. Integrieren Sie das Onboarding in den gesamten Einstellungsprozess [2] und dehnen Sie ihn mit Hilfe automatisierter Prozesse (Intranet, webbasierte Tools etc.) auf mehrere Monate aus [2].

Best Practices

Versorgen Sie Ihre Mitarbeiter während des gesamten Prozesses immer wieder mit nützlichen Informationen. Aber: Überfordern Sie sie nicht [14]! Kommunizieren Sie ehrlich und realistisch, wenn es um die Tätigkeiten und Erwartungen geht [14]. Automatisierte, interne Workflows [14] und digitale Onboarding-Lösungen vereinfachen diesen Prozess durch leicht verständliche und zeitlich dosierte Informationen, die so auf das jeweilige Mitarbeiterprofil abgestimmt werden können [3].

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Quellen

[1] Pohl, F., & Lemke, V. (2019). Strukturiertes Mitarbeiter-Onboarding: unersetzliche Hilfe oder Elfenbeinturm-Konzept? www.youtube.de. Abgerufen über https://youtu.be/737HE9o-Am4

[2] Dai, G., & De Meuse, K. P. (2007). A review of onboarding literature. Abgerufen über http://boardoptions.com/onboardingevidence.pdf

[3] Haufe Service Center GmbH (2019). Digitale Onboarding-Lösung. www.haufe.com. Abgerufen über https://www.myonboarding.de/downloads/der-pate-als-starthelfer-im-onboarding?

[4] Bauer, T. N. (2015). Onboarding: The power of connection. www. successfactors-ebooks.com. Abgerufen über http://successfactors-ebooks.com/talentmanagement/ebooks/success_factors_talent/assets/WP_Onboarding.pdf. DOI:10.13140/RG.2.1.4980.6163

[5] Bauer, T. N., & Erdogan, B. (2010). Organizational socialization: The effective onboarding of new employees. In S. Zedeck, H. Aguinis, W. Cascio, M. Gelfand, K. Leung, S. Parker, & J. Zhou (Hrsg.). APA Handbook of I/O Psychology, pp. 51-64. Washington, DC: APA Press.

[6] Stein, M., & Christiansen, L. (2010). Successful onboarding: A strategy to unlock hidden value within your organization. www.onboardingmargin.com. Abgerufen über https://onboardingmargin.com/site/assets/files/1048/introduction.pdf

[7] Cable, D. M., & Parsons, C. K. (2001). Socialization tactics and person-organization fit. Personell Psychology, 54, 1-23.

[8] Pellet, L. 2009. The cultural fit factor: Creating an employment brand that attracts, retains, and repels the right employees. Virginia: Society for Human Resource Management (SHRM).

[9] Bauer, T. N. (2011). Onboarding new employees: Maximizing success. SHRM Foundation’s Effective Practice Guidelines Series.

[10] Wynhurst Group (2007). Onboarding. Presentation at the Annual SHRM Conference, Chicago, IL.

[11] Bauer, T. N., Bodner, T., Erdogan, B., Truxillo, D. M., & Tucker, J. S. (2007). Newcomer adjustment during organizational socialization: A meta-analytic review of antecedents, outcomes, and methods. Journal of Applied Psychology, 92, 707-721.

[12] Ostroff, C., & Kozlowski, S. W. (1993). The role of mentoring in the information gathering processes of newcomers during early organizational socialization. Journal of Vocational Behavior, 42, 170-183.

[13] Shepherd, W. (2012). Designing for onboarding success at Huntington National Bank. Pre-conference Workshop, The Conference Board’s Onboarding Conference, NY.

[14] Sims, D. (2011). Creative onboarding programs: Tools for energizing your orientation program. New York: McGraw Hill Education.

Stephanie Wörz

Als Master-Psychologin mit dem Schwerpunkt der Arbeits- und Organisationspsychologie bin ich im Bereich Business Development tätig. Ich stehe meinen Kollegen bei der Entwicklung von CompanyMood mit psychologischem Fachwissen zur Seite.

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